Verkürzte Abschreibungsmöglichkeiten, private PKW-Nutzung, Bewirtungsrechnungen, steuerfreie Corona-Sonderzahlungen an Arbeitnehmer, neuer Mindestlohn und Aufbewahrungsfristen
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Nutzungsdauer von Computer-Hard- und Software auf ein Jahr verkürzt
Bestimmte digitale Wirtschaftsgüter können rückwirkend zum 1.1.2021 sofort abgeschrieben werden. Das geht aus einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 26.2.2021 hervor. Damit wird die Nutzungsdauer für Computer von drei Jahren auf ein Jahr reduziert und die AfA-Tabelle für allgemeine Anlagegüter entsprechend geändert. Die Sofortabschreibung kann wahlweise in Anspruch genommen werden.
Zu den benannten digitalen Wirtschaftsgütern gehören materielle Wirtschaftsgüter wie Computerhardware und immaterielle Wirtschaftsgüter wie Betriebs- und Anwendersoftware. Darunter fallen darüber hinaus auch ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme oder Anwendungssoftware zur Unternehmensverwaltung oder Prozesssteuerung.
Die neue Regelung kann in den Gewinnermittlungen für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden, angewendet werden. In Gewinnermittlungen nach dem 31.12.2020 kann sie auch auf entsprechende Wirtschaftsgüter angewendet werden, die in früheren Wirtschaftsjahren angeschafft oder hergestellt wurden und bei denen eine andere als die einjährige Nutzungsdauer zugrunde gelegt wurde. Dies gilt ab dem Veranlagungszeitraum 2021 entsprechend für Wirtschaftsgüter des Privatvermögens, die zur Einkünfteerzielung verwendet werden.
Nachweis einer fast ausschließlich betrieblichen Nutzung bei Pkw
Für die Bildung eines Investitionsabzugsbetrags (IAB) darf das angeschaffte bzw. hergestellte Wirtschaftsgut nicht mehr als 10 % privat genutzt werden. Handelt es sich bei dem Wirtschaftsgut um einen Pkw, so muss detailliert nachgewiesen werden, wie hoch der Anteil der privaten Nutzungen ist. Findet die Berechnung dieser durch die 1-%-Regelung statt, so darf der IAB nicht gewährt werden, da die 1-%-Regelung von einer Privatnutzung von ca. 20 % ausgeht, womit also keine fast ausschließlich betriebliche Nutzung mehr vorliegt.
In einem Fall aus der Praxis bildete ein Unternehmer einen IAB für einen Pkw, kaufte diesen anschließend auch und ermittelte den Nutzungsanteil nach Fahrtenbuchmethode. Das Finanzamt stellte bei einer Prüfung jedoch fest, dass dieses nicht ordnungsgemäß war und erkannte den so ermittelten Anteil nicht an. Stattdessen wurde nun die 1-%-Regelung angewandt, weshalb der IAB nachträglich versagt wurde.
Der Bundesfinanzhof entschied dazu, dass bei einem fehlerhaften Fahrtenbuch auch alternative Aufzeichnungen vorgelegt werden können, die nachweisen, dass ein betrieblicher Nutzungsanteil von mindestens 90 % vorliegt. Dieser Nachweis muss plausibel dargelegt werden können. Das Fahrtenbuch muss jedoch insgesamt noch stimmig und lückenlos sein.
Anerkennung von Bewirtungsrechnungen als Betriebsausgaben
Bewirtungsaufwendungen aus betrieblichem Anlass können unter weiteren Voraussetzungen zu 100 % als Betriebsausgaben angesetzt werden, während Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass nur zu 70 % Betriebsausgaben darstellen. Zu den Bewirtungskosten, die zu 100 % abgezogen werden können, zählen z. B. Arbeitnehmerbewirtungen, die aus Anlass von außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen durchgeführt werden, oder Warenverkostungen im Unternehmen.
Mit Schreiben vom 30.6.2021 aktualisiert die Finanzverwaltung die Erfordernisse zur steuerlichen Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb. So dient in der Regel ein formloses Dokument (Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) als Nachweis, das Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen aufführt, um den Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben anerkennen zu lassen. Der Nachweis ist zudem vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben.
Ist der Nachweis über eine Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb – z. B. in einer Gaststätte oder einem Restaurant – zu erbringen, ist für die steuerliche Anerkennung die Rechnung über die Bewirtung einzureichen. Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein sowie den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. Auf dem Eigenbeleg sind darüber hinaus der Anlass der Bewirtung und die Teilnehmer anzugeben.
Verwendet der Bewirtungsbetrieb – also das Restaurant oder die Gaststätte – ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, werden für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der Bewirtungsbetrieb ist dann verpflichtet, mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion Belege über die Geschäftsvorfälle zu erstellen.
Rechnungen in anderer Form, z. B. handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte, erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht; diese Bewirtungsaufwendungen werden vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.
Übergangsregelung: Ein Betriebsausgabenabzug ist unabhängig von den geforderten Angaben für Belege zulässig, die bis zum 31.12.2022 ausgestellt werden. Führen die neuen Regelungen zur Einhaltung der geforderten Angaben zu erhöhten Anforderungen an die Nachweisführung, sind diese erst für Betriebsaufwendungen verpflichtend vorauszusetzen, die nach dem 1.7.2021 anfallen.
Steuerfreie (Corona-)Sonderzahlungen an Arbeitnehmer bis 31.3.2022 verlängert
Mit dem Gesetz zur Modernisierung der Entlastung von Abzugsteuern und der Bescheinigung von Kapitalertragsteuer wurde die Zahlungsfrist für die Steuerbefreiung von Corona-Sonderzahlungen bis zum 31.3.2022 verlängert. Im Jahressteuergesetz 2020 war zuvor bereits eine Verlängerung bis Juni 2021 beschlossen (ursprünglich 31.12.2020).
Arbeitgeber haben dadurch die Möglichkeit, ihren Beschäftigten Beihilfen und Unterstützungen bis zu einem Betrag von 1.500 € steuer- und sozialversicherungsfrei auszuzahlen oder als Sachleistungen zu gewähren. Voraussetzung dafür ist jedoch u. a., dass die Beihilfen und Unterstützungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet und die steuerfreien Leistungen im Lohnkonto aufgezeichnet werden.
Bitte beachten Sie! Die jetzige Fristverlängerung erweitert nur den Zeitraum, in dem der Betrag gewährt werden kann. Sie führt nicht dazu, dass die 1.500 € mehrfach steuerfrei ausgezahlt werden könnten. 1.500 € ist die Höchstsumme für den ganzen Zeitraum, nicht für das Kalenderjahr. Wurden also in 2020 z. B. 500 € ausbezahlt, können in 2021 bzw. bis 31.3.2022 noch weitere 1.000 € geleistet werden. Die Auszahlung kann auch pro Dienstverhältnis erfolgen. Arbeitet z. B. ein Mini-Jobber bei 2 Arbeitgebern, könnte er die Sonderzahlung von jedem Arbeitgeber erhalten.
Neuer Mindestlohn ab 1.1.2022
Die Mindestlohnkommission empfahl am 1.7.2020 eine gesetzliche Anpassung des Mindestlohns in mehreren Stufen. Daraufhin wurde dieser ab dem 1.1.2021 von 9,35 € brutto auf 9,50 € angehoben. Zum 1.7.2021 erfolgte eine weitere Erhöhung auf 9,60 €. Die nächsten Anpassungen erfolgen dann zum 1.1.2022 auf 9,82 € und ab dem 1.7.2022 auf 10,45 €.
Der gesetzliche Mindestlohn gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer über 18 Jahre. Unter bestimmten Voraussetzungen haben auch Praktikantinnen und Praktikanten Anspruch auf Mindestlohn. Ausgenommen vom Erhalt des Mindestlohns sind z. B. Auszubildende, ehrenamtlich Tätige oder Teilnehmerinnen und Teilnehmer an einer Maßnahme der Arbeitsförderung.
Bitte beachten Sie! Arbeitgeber sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von „bestimmten Arbeitnehmern“ spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Das gilt auch für Entleiher, denen ein Verleiher Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung überlässt und für geringfügig Beschäftigte.
Anmerkung: Bei Verträgen mit Minijobbern muss überprüft werden, ob durch den Mindestlohn die Geringfügigkeitsgrenze von 450 € pro Monat überschritten wird.
Degressive Abschreibung in Anspruch nehmen, wenn sinnvoll
Zum 1.1.2020 wurde die degressive Abschreibung (AfA) befristet wieder eingeführt. Danach können bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die nach dem 31.12.2019 und vor dem 1.1.2022 angeschafft oder hergestellt worden sind, degressiv abgeschrieben werden.
Die degressive AfA kann nach einem unveränderlichen Prozentsatz vom jeweiligen Restwert vorgenommen werden. Der dabei anzuwendende Prozentsatz darf höchstens das Zweieinhalbfache des bei der AfA in gleichen Jahresbeträgen in Betracht kommenden Prozentsatzes betragen und 25 % nicht übersteigen.
Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Im Einzelnen können nachfolgend aufgezeigte Unterlagen nach dem 31.12.2021 vernichtet werden:
- Aufbewahrungsfrist 10 Jahre *)
Bücher, Inventare, Bilanzen, Rechnungen und Buchungsbelege (Offene-Posten-Buchführung) – d. h. Bücher mit Eintragung vor dem 1.1.2012, Bilanzen und Inventare, die vor dem 1.1.2012 aufgestellt sind, sowie Belege mit Buchfunktion.
xx - Aufbewahrungsfrist 6 Jahre *)
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien von abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen, sonstige Unterlagen – d. h. Unterlagen und Lohnkonten, die vor dem 1.1.2016 entstanden sind.
*) Dies gilt nicht, soweit Bescheide noch nicht endgültig und so weit Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren anhängig sind.
Eine Information der
SBS Steuerberatungsgesellschaft mbH
Bahnhofstraße 82
70806 Kornwestheim
Auszug aus dem Mandanten-Rundschreiben 12/2021
