Ab dem 1. Januar 2023 wird die AU nur noch elektronisch übermittelt. Was Arbeitgeber zum Elektronischen Arbeitsunfähigkeitsnachweis (eAU) wissen und beachten müssen.
Jedes Jahr werden rund 77 Mio. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ausgestellt. 77 Mio. Mal Papierbescheinigungen in dreifacher Ausführung – für die Krankenkasse, den Arbeitgeber und den Versicherten. Diese Zettelwirtschaft hat bald ein Ende. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird ab 2023 Arbeitgeber und Arbeitnehmer entlasten.
Die Meldung der Arbeitsunfähigkeit (AU) an die Krankenkasse übernehmen viele Arztpraxen schon seit einigen Monaten auf digitalem Weg. Bis Jahresende 2022 müssen alle Praxen komplett auf das elektronische Verfahren umstellen. Ab dem 1. Januar 2023 werden dann auch alle Arbeitgeber in die digitale Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten eingebunden. Sie erhalten die AU-Daten ab Jahresbeginn nur noch elektronisch, indem sie die eAU bei den Krankenkassen ihrer Beschäftigten abrufen. Auch bei Minijobbern ist eine eAU-Anfrage an die Krankenkasse möglich.
Technische Voraussetzungen für das eAU-Verfahren
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sind besonders sensible personenbezogene Daten, die sorgsam und vertraulich behandelt werden müssen. Insofern werden im eAU-Verfahren datenschutzkonforme Anforderungen umgesetzt, die die Datensicherheit gewährleisten. „Ein Abruf der eAU bei der Krankenkasse darf deshalb nur durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung erfolgen“, sagt Stefan Schellberg, Chief Digital Officer bei der IKK classic. „Arbeitgeber müssen eine für diesen Zweck zugelassene und datenschutzkonforme Software verwenden.“ Arbeitgeber oder deren Steuerberater brauchen ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Die Daten werden dann über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung zur Verfügung gestellt.
Funktionsweise des eAU-Verfahrens
Das eAU-Verfahren beinhaltet keinen regelmäßigen, automatisierten Datenabruf. Auch pauschale Abfragen sind nicht möglich. Die eAU wird vom Arbeitgeber bei den Krankenkassen immer konkret für den jeweiligen Beschäftigten abgerufen. Beschäftigte sind weiterhin verpflichtet, sich bei Krankheit formlos und schnellstmöglich beim Arbeitgeber krank zu melden, beispielsweise per Telefon oder Mail. Bei Krankschreibung vom Arzt wird die eAU durch ein elektronisches Meldeverfahren direkt von der Vertragsarztpraxis an die jeweilige Krankenkasse des Beschäftigten übermittelt. Arbeitgeber können dann die genauen Arbeitsunfähigkeitsdaten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die sich krankgemeldet haben, elektronisch bei der Krankenkasse abrufen. Dazu meldet der Arbeitgeber der Kasse den ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit des Beschäftigten. Liegt der Krankenkasse eine eAU oder eine Krankenhauszeit vor, erhalten Arbeitgeber alle relevanten Daten zur Arbeitsunfähigkeit auf elektronischem Weg.
Zeitpunkt des Abrufs
Arztpraxen und Krankenhäuser müssen einmal täglich die AU-Daten an die Krankenkassen übermitteln. Gewährt ein Arbeitgeber entsprechend § 5 Abs. 1a Entg-FG (Entgeltfortzahlungsgesetz) drei Karenztage, kann erst ab dem vierten Tag von einer ärztlich bescheinigten Arbeitsunfähigkeit ausgegangen werden. Dann ist ein Abruf bei der Krankenkasse erst ab dem fünften Tag sinnvoll, da der Kasse die Daten vorher nicht vorliegen. Werden vom Arbeitgeber keine Karenztage gewährt, kann davon ausgegangen werden, dass die eAU am 2. Kalendertag nach der Krankmeldung bei der Kasse vorliegt und abgefragt werden kann.
Bei einer sich verlängernden Krankheit sollte die eAU frühestens einen Kalendertag nach dem bisherigen Ende der Arbeitsunfähigkeit abgefragt werden. Bei einer verfrühten Anfrage wird das Kennzeichen „4“ zurückgemeldet: „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“. Es handelt sich dabei um einer Zwischennachricht. Eine Anfrage kann auch storniert werden, wenn es noch keine Rückmeldung der Krankenkasse gibt. Gehen die Daten innerhalb von 14 Tagen bei der Krankenkasse ein, erfolgt eine automatische Meldung an den Arbeitgeber.
Wenn der oder die Beschäftigte bereits Sozialleistungen wie Kranken-, Verletzten- oder Übergangsgeld bezieht, ist ein Abruf von Daten nicht erforderlich. Wer aber weitere Informationen zur AU erhalten möchte, kann dann eine „elektronische Anfrage zum Ende einer Geldleistung“ an die Krankenkasse stellen.
Übermittelte Daten der eAU
Die Krankenkassen senden nach der elektronischen Anfrage folgende Daten an die Arbeitgeber:
- Namen des Beschäftigten,
- Beginn und das Ende der ärztlich festgestellten Arbeitsunfähigkeit,
- Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgebescheinigung,
- Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen daraus beruht.
Nicht abrufbare Daten der eAU
Nicht abgerufen werden können bislang eAU-Daten zu einer stationären oder ambulanten Rehabilitations- oder Vorsorgemaßnahme. Ebenfalls nicht abgerufen werden können Daten von Arbeitnehmerinnen, für die ein Beschäftigungsverbot nach dem Mutterschutzgesetz besteht, und von Beschäftigten, die Kinderkrankengeld oder Kinderverletztengeld erhalten. Außerdem können die AU-Daten von Privatärzten und -kliniken oder einem Arzt im Ausland nicht abgerufen werden.
Da das Abrufverfahren eAU aktuell nur zwischen den Arbeitgebern und den gesetzlichen Krankenkassen gilt, sind auch die AU-Daten privat versicherter Beschäftigter nicht abrufbar. Die IKK classic empfiehlt hier im jeweiligen Einzelfall bei den privaten Versicherungsgesellschaften nachzufragen, inwieweit sie Auskünfte erteilen.
Vorteile der eAU
Verloren gegangene Arbeitsunfähigkeitsmeldungen oder Konflikte zu nicht fristgerechter Vorlage der Papierbescheinigung gehören der Vergangenheit an – die Daten kommen sicher und schnell bei Arbeitgebern und Krankenkassen an. „Betriebe erhalten die eAU unmittelbar nach der Ausstellung, sodass der Krankenstand schneller in der Arbeitsplanung berücksichtigt werden kann“, sagt IKK-Experte Stefan Schellberg. Darüber hinaus ermöglicht die eAU eine lückenlose Dokumentation der Krankheitszeiten. Und nicht zuletzt sinken die Kosten sowohl hinsichtlich der Erstellung und dem Druck als auch für die Übermittlung und manuelle Eingabe der Papierbescheinigung in bestehende Softwarelösungen.
Gut zu wissen: Sollte es einmal eine Störung, z. B. einen Internetausfall geben, dann kann der Arzt auch weiterhin eine AU-Bescheinigung auf Papier statt einer eAU ausstellen.
Wichtig für Beschäftigte
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind auch nach Einführung des eAU-Verfahrens verpflichtet, dem Arbeitgeber unverzüglich den krankheitsbedingten Ausfall mitzuteilen, unabhängig vom Vorliegen der AU-Bescheinigung.
Quelle: IKK classic
