Zum Jahreswechsel stellt sich oft die Frage, welche Unterlagen und Daten entsorgt oder gelöscht werden können …
Dabei gibt es einige Aspekte zu beachten.
Sowohl das Handels- als auch das Steuerrecht schreiben vor, dass Geschäftsleute Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen – egal ob in Papierform oder als elektronische Daten – für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (§ 257 Handelsgesetzbuch, § 147 Abgabenordnung (AO), Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)). Die Länge der Aufbewahrungsfrist hängt von der Art der Unterlagen bzw. Daten ab:
Unterschiedliche Fristen für unterschiedliche Daten
Die längste Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt insbesondere für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
Die kürzeste Frist von sechs Jahren gilt u. a. für empfangende und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe.
Beachten Sie: Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von bisher zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Erleichterung gilt grundsätzlich bereits dann, wenn am Tag des Inkrafttretens des Gesetzes (1.1.2025) die bisherige 10-Jahres-Frist noch nicht abgelaufen war.
Auf den Beginn kommt es an
Der Ablauf der Aufbewahrungsfrist nach sechs, acht oder zehn Jahren ist klar definiert. Wichtig ist allerdings die Klärung, wann die Frist zu laufen beginnt. Nach § 147 Abs. 4 AO gilt: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.“
Merke: Es kommt nicht auf das Jahr bzw. Jahresende an, für das z. B. ein Jahresabschluss erstellt wird, sondern auf das Jahr, in dem der Jahresabschluss erstellt oder die letzte Buchung durchgeführt wird. So endet z. B. die Aufbewahrungsfrist für Jahresabschlüsse für 2014, die in 2015 erstellt wurden, zum 31.12.2025.
Beachten Sie: Die Frist kann sich verlängern, soweit und solange die Unterlagen noch für nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das kann insbesondere bei (angekündigten) Betriebsprüfungen greifen oder wenn ein Gerichtsverfahren anhängig ist.
Merke: Bei elektronischen Dateien bedeutet die Aufbewahrungspflicht, dass die Daten im ursprünglichen Format innerhalb der maßgeblichen Fristen jederzeit abrufbar gemacht werden können. Für sie reicht nicht nur eine Aufbewahrung in Papierform.
