Wollen auch Sie die Zeit um den Jahreswechsel nutzen, um Unterlagen in Ordnung zu bringen? Welche Belege, Quittungen und Rechnungen Sie aufbewahren sollten – und welche Sie Anfang 2019 getrost vernichten dürfen.
Aufbewahrungsfristen für Geschäftsbücher, Bilanzen und Briefe
Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher – egal ob diese digital oder auf Papier vorliegen – zehn Jahre lang aufbewahren. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftskorrespondenz muss grundsätzlich sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte, Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben, oder Halbjahresbilanzen sind dagegen nicht aufbewahrungspflichtig.
Das können Sie Anfang 2019 entsorgen
Folgende Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden, können Sie jetzt dem Reißwolf übergeben:
- Schriftwechsel und Geschäftsbriefe
- Versicherungspolicen (nach Ablauf)
- Finanzberichte
- Betriebsprüfungsberichte
- Jahresabschlusserklärungen
- Angebote mit Auftragsfolge
- Bankbürgschaften und Darlehensunterlagen
- Exportunterlagen
- Lohnkonten
- Mahnbescheide
- Geschenknachweise
- Kalkulationsunterlagen
Folgende Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2008 erstellt wurden, können Sie jetzt vernichten:
- Jahresabschlüsse
- Buchungsbelege, also beispielsweise Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenzettel, Lieferscheine
- Quittungen
- Kontoauszüge
- Jahresbilanzen
- Inventare
- Kassenberichte
- Kredit- und Steuerunterlagen
- Prozessakten
Zwei Dinge sind dabei wichtig: Für Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte und Inventare ist auf das Kalenderjahr der Erstellung abzustellen. Beispiel: Der Jahresabschluss für 2007 wurde im Jahr 2009 erstellt. Da er ab dem Jahr, in dem er erstellt wurde, zehn Jahre aufzubewahren ist, darf er erst ab dem 1.1.2020 vernichtet werden. Die Aufbewahrungsfrist für Verträge beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.
Und die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt aber nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind. Das ist der Fall, wenn Sie nicht innerhalb eines Monats nach Erhalt des Steuerbescheids Einspruch eingelegt haben, der Steuerbescheid nicht vorläufig ist und er nicht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht.
Aufzeichnungspflichten im Mindestlohngesetz
Auch das Mindestlohngesetz enthält Aufbewahrungspflichten für Unternehmer: Seit dem Jahr 2015 müssen Arbeitgeber in der Regel die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten, kurzfristig Beschäftigten sowie Beschäftigten in bestimmten Branchen wie dem Bau- und Gaststättengewerbe aufzeichnen und mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel über Dokumentationspflichten beim Mindestlohn.
Was Immobilienbesitzer wissen sollten
Wer aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung mehr als 500.000 Euro im Jahr erzielt hat, der muss die entsprechenden Unterlagen sechs Jahre lang aufheben.
Bei Rechnungen über Bauleistungen gilt außerdem, unabhängig vom Einkommen des Steuerzahlers: Nach dem Umsatzsteuergesetz muss man Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Grundstück ausgestellt wurden, zwei Jahre lang aufbewahren. Die Baurechnungen enthalten meistens einen entsprechenden Hinweis zu dieser Aufbewahrungsfrist. Alle Handwerksleistungen, die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, müssen sogar fünf Jahre lang archiviert werden.
Private Rechnungen und Belege – Aufbewahren empfehlenswert
Private Rechnungen und Belege für die Einkommensteuererklärung muss man grundsätzlich nicht langfristig archivieren. Dennoch sollte man gewisse Regeln einhalten und Unterlagen nicht blindlings entsorgen. Belege müssen seit 2017 dem Finanzamt zwar nicht mehr automatisch vorgelegt werden, aber mit ihrer Entsorgung sollte man warten, bis der Steuerbescheid da ist, auf seine Ordnungsmäßigkeit überprüft wurde und Bestandskraft hat.
Neben den steuerlichen Aspekten sollte man Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen behalten. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen, Garantien oder Gewährleistungsrechte besser durchsetzen.
