Schicken Sie Ihren Kunden Einladungen zu Events oder machen Sie sie schriftlich auf besondere Angebote aufmerksam? Dann sollten Sie unbedingt prüfen, ob Sie Ihre Daten wie bisher nutzen dürfen oder ob Sie Ihre Kundendatei grundlegend überarbeiten müssen.
Die Zeit drängt. Denn ab dem 25. Mai 2018 gilt eine neue europaweit geltende Datenschutz-Grundverordnung. Mit neuen Vorschriften und drastischen Bußgeldern. Bedeutende Einzelheiten dazu:
- Ihre Kunden müssen sich schriftlich dazu einverstanden erklären, dass Sie deren Daten zu Werbe-zwecken verwenden dürfen. Haben Sie Ihre Kundendatei über andere Wege erhalten – etwa per einfacher persönlicher Nachfrage – müssen Sie die entweder löschen oder aufwändig erweitern. Etwa indem Sie jeden Ihrer Kunden anschreiben und um deren schriftliches Einverständnis bitten, sie weiter mit Informationen zu versorgen. Ein positiver Aspekt dabei: Sie filtern die Karteileichen heraus, die Ihnen nur unnötig Porto kosten.
xxx - Sie müssen den betroffenen Kunden eindeutig mitteilen, wofür Sie ihre Daten verwenden wollen. Die verantwortliche Stelle – also in der Regel Sie – muss ausdrücklich genannt werden. Wollen Sie die Daten nicht nur für die Werbung nutzen, müssen Sie auch diese Zwecke (z. B. Marktforschung) eindeutig benennen. Stillschweigen, Inaktivität oder vorangekreuzte Kästchen gehören damit also der Vergangenheit an und können für Sie teuer werden.
xxx - Führen Sie für Ihre Kunden sonstige Dienstleistungen durch – Zustellung, Änderung, Reparatur -heißt das noch lange nicht, dass Sie ihnen jetzt Ihre Werbung schicken dürfen. Nach dem neuen so ge-nannten Kopplungsverbot ist dafür ein gesondertes freies Einverständnis notwendig. Dies setzt stets die vorangegangene umfassende Information darüber voraus, um welche Art von Daten es sich handelt, wofür Sie diese sammeln sowie alle weiteren für eine Entscheidungsfindung des Kunden relevanten Informationen. Sämtliche Informationen müssen für die Kunden also immer leicht erkennbar sein, insbesondere dann, wenn Sie deren Einwilligung in einem anderen Zusammenhang erfassen wollen. Arbeiten Sie etwa teilweise auf Rechnung, müssen Sie auch die dabei erhobenen Daten von der Werbung trennen.
xxx - Unverändert bleibt der klare Hinweis auf die Widerrufsmöglichkeit. Ihre Kunden müssen Sie ausdrücklich auf ihr Recht hinweisen, dass sie ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft wider-rufen können. Dieser Hinweis ist ebenso wie die Einwilligungserklärung in einfacher, verständlicher Sprache zu verfassen und nicht im Kleingedruckten zu verstecken.
xxx - Haben Sie bereits schriftliche Einverständniserklärungen vorliegen, betrifft Sie die neue Verordnung grundsätzlich nicht. Verstoßen alte Einwilligungen allerdings gegen das Gebot der Freiwilligkeit und insbesondere gegen das neue Kopplungsverbot, gelten sie nicht fort und Sie müssen diese erneut einholen. Prüfen Sie daher die bereits bestehenden Einwilligungen speziell darauf hin und passen Sie sie ggf. zeitnah an.
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Beachten Sie:
a) Nutzen Sie alte, also nach den neuen Regeln noch nicht erfasste Daten, droht Ihnen ein saftiges Bußgeld. Es kann bis zu vier Prozent Ihres Jahresumsatzes ausmachen.
b) Der Gesetzes-text zur neuen Datenschutz-Grundverordnung ist unter https://dsgvo-gesetz.de/abrufbar.
