Sie erhalten heute noch viele Zentralregulierungs-Rechnungen per Post als Originalbeleg zugeschickt. Einen erheblichen Anteil jedoch senden Ihnen verschiedene Lieferanten per E-Mail zu.
Bei den Rechnungen, die Sie heute schon im pdf-Format erhalten, entstehen Ihnen zusätzliche Aufwendungen und Probleme bei der Einhaltung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“:
- Sie sind verpflichtet, elektronisch eingehende Rechnungen grundsätzlich in dem
Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (Gebot zur Unveränderbarkeit, GoBD Randziffer 110).
Das heißt: Sie müssen diese Rechnungen im pdf-Format in einem speziellen Format
unveränderbar über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist archivieren. Ausdrucken und Abheften reicht nicht (siehe GoBD Randziffer 313)! - Mit der Speicherung in einem eigenen Ordner in Ihrem Dateisystem auf dem PC ist es nicht getan, da Sie sicherstellen müssen, dass die Dateien nicht mehr verändert werden können. Das bedeutet für Sie: Elektronische Archivierung.
Als Ihre Verbundgruppe sehen wir es deshalb als unsere Pflicht an, unseren Mitgliedern ein professionelles, effizientes, zukunftssicheres und kostengünstiges System anzubieten, um Rechnungen und Gutschriften aller Art zu verwalten und langfristig zu archivieren. Wir freuen uns deshalb, Ihnen mitteilen zu können, dass wir zum 01.01.2018 das SABU-Rechnungsportal aktivieren!
Ab diesem Zeitpunkt werden für alle SABU-Mitglieder Original-ZR-Rechnungen und ZR-Gutschriften direkt in das SABU-Rechnungsportal eingestellt und elektronisch archiviert.
Diese Archivierung erfolgt nach den gesetzlichen Vorschriften gemäß GoBD bei unserem Dienstleister raw Rechen-Anlage West GmbH. Statt in Papierform erhalten Sie die Belege als Arbeitskopie täglich automatisch per E-Mail. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, bereits sehr zeitnah mit der Rechnungsprüfung zu beginnen.
Neben den per E-Mail erhaltenen PDF-Belegen können Sie – sofern Sie dies wünschen – sich gleichzeitig die Daten für Ihr eigenes System für einen Import in verschiedenen Formaten zusenden lassen.
Selbstverständlich sind die Belege jederzeit im Portal über einen gesicherten Zugang für mindestens 10 Jahre abrufbar.
Mittelfristig ist die Integration aller relevanten Lieferanten geplant. Über die teilnehmenden Lieferanten erhalten Sie jeweils monatlich eine aktuelle Information.
Die Vorteile für SABU-Mitglieder auf einen Blick:
- Mehrwert
• Rechtssicheres elektronisches Archiv gem. GoBD
• Die rechtlichen Anforderungen gemäß § 14 UStG (fiskalisches Original) sind
erfüllt
• Für die Teilnahme am SABU-ZR-Rechnungsportal entstehen für
SABU-Mitglieder keine zusätzlichen Kosten - Arbeitsvereinfachung
• Automatische Rechnungszustellung per E-Mail über Nacht
• Sowohl Sie als auch die RSB als Zentralregulierer werden elektronisch aus dem
Rechnungsportal informiert. Es gibt keine Abweichung zwischen der
vorliegenden Rechnung und der ZR-Abrechnung
• Sofortzugriff auf alle Rechnungen von jedem Arbeitsplatz mit Internetzugang
• Rechnungen sind in sortierter Reihenfolge abrufbar
• Arbeitserleichterung durch einheitliches Rechnungs-Layout für per EDI
gelieferte Rechnungen
• Reduzierung des papierhaften Rechnungshandlings + schnelleres Finden von
Rechnungen
• Erfassung und Übergabe der Lieferscheinnummer zur schnellen Zu-Sortierung
von Rechnung-Lieferschein
• Rechnungskopien sind bei Bedarf jederzeit nachdruckbar, Zeit- und
kostenintensives Anfordern beim Lieferanten entfällt
• Mögliche Personalkostenersparnis durch automatisierte lokale
Datenverarbeitung (Archiv, Warenwirtschaft, Datenformate csv, xml, invoic)
• Datenweitergabe an berechtigte Dritte (z.B. Steuerberater), sofern gewünscht
• Platz- und Raumkostenersparnis bei Archiv (Ablage) - Konditionensicherung
• Qualitätsverbesserung durch die Möglichkeit zum automatischen Erkennen nicht
geleisteter Konditionen
Seit 2009 nutzen SABU-Mitglieder, die gleichzeitig auch INTERSPORT-Mitglieder sind, bereits das Elektronische Rechnungsportal. Das Feedback ist durchweg sehr positiv und die praxisorientierte Aufstellung des SABU-Rechnungsportals wird immer wieder hervorgehoben. Außerdem wird das Elektronische Rechnungsportal von raw bereits erfolgreich bei anderen Verbänden eingesetzt.
Weitere Details hierzu entnehmen Sie bitte der Anlage.
Fall Sie vorab noch weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an
Bei allgemeinen Fragen: Martin Gottfried (SABU GmbH)
Telefon 07131 9737-443
E-Mail m.gottfried@sabu.de
Bei Fragen zur Organisation und technischen Abläufen:
Georg Schmitz (raw – SABU Dienstleistungspartner)
Telefon 02421 9555-25
E-Mail g.schmitz@raw.de
Bei Fragen zur Zentralregulierung:
Bernd Hoffmann (RSB GmbH)
Telefon 07154 206-250
E-Mail bernd.hoffmann@rsb-bank.de
Wir sind davon überzeugt, mit dem Elektronischen Rechnungsportal gemeinsam mit Ihnen einen weiteren wichtigen Schritt in das digitale Zeitalter zu gehen und einen weiteren Baustein zur Sicherung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit an den Start zu bringen.
Diese Information erhalten Sie in gedruckter Form in unserem Dekadenrundschreiben vom 13.03.2017
